La documentazione interna fa riferimento ai record che la tua organizzazione mantiene e utilizza per informare le decisioni all’interno dell’azienda. Puoi documentare praticamente qualsiasi cosa, dalle programmazioni alle policy importanti, il che significa un’enorme mole di documenti di diversi tipi. Tuttavia, i tipi di documentazione principali sono tre: documentazione del team, documentazione di riferimento e documentazione di progetto

L’importanza della documentazione (ovvero, perché preoccuparsene?)

Quando sei pieno di lavoro registrare decisioni, stati e passaggi per la gestione di attività ripetitive probabilmente non è in cima al tuo elenco delle cose da fare. Tuttavia, quando passi dalla teoria alla pratica, sarai contento di esserti occupato della documentazione. Se un membro del team si assenta inaspettatamente o non sai bene come procedere riguardo a un’iniziativa con cui non hai familiarità, quei record saranno una risorsa indubbiamente utile.

Ecco alcuni vantaggi chiave:

1. Un’unica fonte di riferimento consente di risparmiare tempo ed energie

In base alle stime, il knowledge worker medio trascorre circa due ore e mezza al giorno alla ricerca delle informazioni di cui ha bisogno. Una documentazione efficace include tutte le informazioni indispensabili su un task, un progetto o un team (dagli accessi agli account alle istruzioni dettagliate) in una posizione centralizzata e organizzata. Non occorre più andare a caccia delle informazioni più recenti in e-mail o file scaricati.

Prendere nota dei processi è utile per individuare colli di bottiglia e flussi di lavoro stracarichi, allo scopo di semplificare ulteriormente il modo di operare del tuo team.

2. La documentazione è essenziale per il controllo della qualità e dei processi

La documentazione favorisce la condivisione delle conoscenze, che consente al tuo team di capire come funzionano i processi e qual è generalmente l’aspetto dei progetti finiti. Avendo a disposizione queste risorse, i membri del team non devono saper leggere nel pensiero per mantenere la coerenza nei progetti ricorrenti, come i report mensili o le presentazioni trimestrali. Hanno comunque spazio per essere creativi, confermando allo stesso tempo l’esecuzione di tutte le attività indispensabili.

3. La documentazione riduce il lavoro duplicato

Quante volte hai iniziato un nuovo progetto per poi scoprire che era già stato effettuato in precedenza? Le aziende che utilizzano la documentazione per classificare progetti passati, raccogliere ricerche e condividere decisioni ottengono una riduzione delle rilavorazioni che fanno perdere tempo prezioso utilizzabile altrove.

4. Semplifica notevolmente le assunzioni e l’onboarding

Accettare che qualcuno lasci l’azienda è sempre difficile, ma la realtà nel mondo del business è che il team non rimane lo stesso per sempre. Le persone prendono altre strade e tu ne assumerai altre.

Il periodo di inserimento di nuovi membri del team può essere faticoso, sia per il team esistente che per il nuovo dipendente. E, purtroppo, solo il 12% dei dipendenti è pienamente d’accordo sulla capacità della propria organizzazione di effettuare l’inserimento di nuove persone in modo eccellente.

Se assegni priorità alla documentazione, avranno a disposizione ogni tipo di guida utile, istruzione e nota cui fare riferimento quando si preparano per il nuovo ruolo. Inoltre, possono utilizzare queste risorse per dare una risposta alle loro domande e iniziare a muoversi in autonomia, invece di essere costretti a rivolgersi a qualcuno del team per ogni singola domanda o criticità.

5. Un’unica fonte di riferimento ottimizza il lavoro di tutti

La documentazione aumenta la conoscenza collettiva di tutte le persone con cui lavori. Quando la condivisione delle informazioni diventa la norma nel team, ti avvali di una maggiore trasparenza e di una cultura più collaborativa e strategica. Prendi decisioni più intelligenti perché le informazioni essenziali non sono “chiuse a chiave” nel disco rigido di una sola persona o, peggio ancora, nella sua testa.